Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, suatu perusahaan baik yang bergerak di bidang manufaktur maupun jasa pelayanan tentu tidak hanya membutuhkan satu jenis surat bisnis saja, tetapi beragam. Terkait dengan hal tersebut, perusahaan harus memiliki template surat bisnis untuk setiap jenisnya seperti surat perjanjian
kerjasama, pemberitahuan, penawaran, dan lain sebagainya. Hal ini
dimaksudkan agar tugas-tugas yang berkaitan dengan urusan surat-menyurat
dalam perusahaan dapat terlaksana secara efektif dan efisien. Mengapa
bisa demikian? Dengan adanya template surat bisnis, bagian yang
mengurusi surat-menyurat dalam perusahaan tidak perlu membuat format
baru, tetapi cukup menggunakan format yang sudah ada.
Template merupakan format dasar yang di dalamnya telah
tercakup berbagai unsur seperti ukuran kertas, margin, orientasi, jarak
spasi, style teks, jenis, ukuran, dan warna font, penomoran, kop surat,
dan lain sebagainya. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi mengatur
ukuran kertas
dan margin, memilih style teks dan lain sebagainya, tetapi Anda hanya
cukup menyesuaikan isi surat termasuk nama dan alamat tujuan dalam membuat template.
