Fungsi surat yang aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari adalah:
a. Sebagai wakil atau duta dari sipenulis atau sipengirim surat.
Di sini peran surat sebagai pembawa misi dan
pesan-pesan yang mewakili sipenulisnya. Dengan demikian surat dapat
menghemat pemakaian tenaga manusia, menghemat ongkos atau biaya. Karena
sifatnya sebagai duta atau wakil, maka surat harus ditulis dengan
teliti, praktis, sistematis dan seobyektif mungkin. Maksud dan tujuan
surat tersebut harus jelas, sopan serta menarik. Oleh sebab itu
sebaiknya surat dikonsep/ditulis oleh orang yang berpengetahuan luas
da-lam bahasa tulis, menguasai permasalahan yang hendak ditulis dan
memiliki pengetahuan tentang surat menyurat (korespondensi dan
administrasi).
b. Karena surat merupakan alat komunikasi tertulis, ia juga dapat dija dikan sebagai bahan bukti
hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum seperti: Kuitansi,
bukti tanda terima, faktur, surat perjanjian dan lain-lain yang dapat
dijadikan bahan bukti sebagaimana yang biasa dilakukan dalam dunia
bisnis (perniagaan).
c. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu ak-tifitas.
Surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam
perencanaan dan penindaklanjutan suatu aktivitas atau program.
Berdasarkan pengalaman-pengalaman masa lalu, sebuah orgamsasi atau badan
usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan
adanya surat-menyurat dan kearsipan serta data-data.
d. Alat pengingat.
Sesuatu yang terlupakan dalam kegiatan masa lalu dapat dilihat dan ditinjau kembali.
e. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktu
Sesuatu yang harus dikunjungi bila tidak begitu penting dapat dihubungi dengan memakai surat saja.
f. Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usaha.
g. Jaminan keamanan,
misalnya surat jalan.
h. Alat promosi pihak pengirim (dalam surat
menyurat bisnis) Biasanya promosi ini dilakukan dengan logo/kop surat
yang tertera di sampul luar ataupun lembaran isi pada surat yang
dikirimkan.
